Für KMU und Mittelstand mit wiederkehrender Informations- und Dokumentenarbeit
Weniger Routine. Mehr Zeit fürs Geschäft.
Der Digitale Sachbearbeiter von CODIGEN erkennt eingehende Dokumente und Informationen, erstellt automatisch Unternehmensprofile, ordnet weitere Unterlagen den passenden Kunden und Vorgängen zu und übernimmt erkannte Termine in den Kalender.
CODIGEN begleitet Unternehmen als Praxispartner bei Potenzialcheck, Prozessanalyse, Pilot und Ausbau.
6 Prozessangaben · sofortiges Ergebnis · unverbindlich
Anschlussfähig an bestehende Systeme CSV- und XML-Export · Individuelle Anbindungen projektspezifisch
Ihre Systeme sind vorhanden. Der Digitale Sachbearbeiter verbindet die Arbeit dazwischen.
ERP, Warenwirtschaft, DMS oder Branchensoftware lösen wichtige Kernaufgaben. Der Digitale Sachbearbeiter von CODIGEN übernimmt die wiederkehrende Informationsarbeit zwischen eingehendem Dokument und der weiteren Bearbeitung.
Eingänge automatisch erfassen
Anhänge, PDFs, Scans, Bilder, Excel-Dateien und weitere Dokumente gelangen in den zentralen Eingang und werden automatisch verarbeitet.
Informationen und Zusammenhänge erkennen
Der Digitale Sachbearbeiter erkennt Unternehmen, Ansprechpartner, Dokumenttypen, Auftragsbezüge, Beträge, Termine und weitere relevante Informationen.
Unternehmensprofile und Vorgänge automatisch aufbauen
Mit dem ersten Dokument erstellt der Digitale Sachbearbeiter ein Unternehmensprofil. Weitere Unterlagen werden automatisch dem passenden Kunden, Partner, Auftrag, Projekt oder Vorgang zugeordnet.
Termine und Daten direkt weiterverwenden
Erkannte Termine werden automatisch in den Kalender übernommen. Dokumente und strukturierte Daten stehen für die interne Bearbeitung oder den Export als CSV oder XML bereit.
Eine zusätzliche Arbeitsebene – kein neues Kernsystem.
ERP, Warenwirtschaft, DMS, Buchhaltung oder Branchensoftware bleiben bestehen. Der Digitale Sachbearbeiter übernimmt die wiederkehrende Informationsarbeit zwischen eingehendem Dokument und der weiteren Bearbeitung.
Individuelle Anbindungen an bestehende ERP- oder Fachsysteme können projektspezifisch geprüft und umgesetzt werden.
Kein Systemwechsel notwendig
CODIGEN ergänzt Ihre bestehende Infrastruktur, ersetzt sie nicht.
Nachvollziehbar und kontrollierbar
Mitarbeitende können jedes Dokument und alle erkannten Daten jederzeit einsehen und bei Bedarf ändern.
Auf KMU ausgerichtet
Kein aufwändiges Einführungsprojekt – pragmatischer Einstieg über einen konkreten Ablauf.
Von eingehenden Dokumenten zu einem bearbeitbaren Vorgang.
Der Digitale Sachbearbeiter von CODIGEN erkennt nicht nur einzelne Daten. Er versteht Zusammenhänge, baut Unternehmens- und Vorgangsstrukturen auf und stellt Informationen für die weitere Arbeit bereit.
Dokumente gelangen in das System
Dokumente werden per Upload, über eine eigene E-Mail-Adresse, als Scan, Bild oder Excel-Datei erfasst.
Inhalte und Zusammenhänge werden erkannt
Der Digitale Sachbearbeiter erkennt Dokumenttyp, Unternehmen, Stammdaten, Auftragsbezüge, Termine und weitere relevante Informationen.
Profile und Vorgänge entstehen automatisch
Beim ersten Dokument wird automatisch ein Unternehmensprofil erstellt. Weitere Dokumente werden dem passenden Kunden, Auftrag, Projekt oder Vorgang zugeordnet.
Ihr digitaler Sachbearbeiter
Termine werden automatisch übernommen
Erkannte Fristen und Termine trägt der Digitale Sachbearbeiter automatisch in den systeminternen Kalender ein und verbindet sie mit dem jeweiligen Dokument und Vorgang.
Daten bleiben kontrollierbar und exportierbar
Mitarbeitende können Dokumente und erkannte Daten jederzeit einsehen und ändern. Dokumente sowie strukturierte Daten können im festgelegten Format beziehungsweise als CSV oder XML exportiert werden.
Schwer lesbare oder handschriftliche Felder mit einer Erkennungssicherheit unter 70 Prozent werden gezielt markiert. Die Kennzeichnung bleibt auch im Export sichtbar.
Was der Digitale Sachbearbeiter im Arbeitsalltag übernimmt.
Der Digitale Sachbearbeiter verarbeitet Dokumente nicht als einzelne Dateien. Er erkennt Zusammenhänge, baut Strukturen auf und automatisiert die nächsten Schritte.
Dokumenteneingang
Alle Unterlagen kommen an einem zentralen Ort zusammen. Der Digitale Sachbearbeiter verarbeitet Anhänge, PDFs, Scans, Bilder und Excel-Dateien aus verschiedenen Eingangskanälen – per E-Mail-Adresse, Upload oder Smartphone-Erfassung.
Guten Tag, anbei die Rechnung für Oktober.
rechnung_2024_112.pdf
232 KB
Ein Prinzip. Unterschiedliche Dokumente und Prozesse.
Entscheidend ist nicht die Branche oder der Dateityp, sondern der wiederkehrende Ablauf hinter dem Dokument.
Verarbeitete Dokumententypen
Anfragen & Angebote
Anfragen, Skizzen und Angebote werden erkannt, dem Unternehmen zugeordnet und in einem Vorgang verbunden.
Aufträge & Bestellungen
Auftragsdaten, Partner und relevante Termine werden erkannt und automatisch strukturiert.
Lieferscheine & CMR
Liefer- und Transportdokumente werden dem passenden Auftrag oder Vorgang zugeordnet.
Protokolle & Verträge
Termine, Laufzeiten, Beteiligte und wichtige Inhalte werden erkannt und im Zusammenhang gespeichert.
Excel-Listen & Scans
Strukturierte und unstrukturierte Informationen werden verarbeitet und für die weitere Nutzung bereitgestellt.
Reklamationen & Fristen
Dokumente, Termine und offene Punkte werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Einsatzbereiche nach Branche
Handwerk und Bau
Lieferscheine, Aufmaße und Rechnungen aus verschiedenen Quellen – strukturiert und zugeordnet mit deutlich weniger manueller Zuordnung.
Transport und Logistik
CMR, Frachtbriefe und Transportpapiere täglich in großer Stückzahl – automatisch ausgelesen, dem passenden Vorgang zugeordnet und für den Export vorbereitet.
Produktion und Handel
Bestellbestätigungen, Eingangsrechnungen und Lieferscheine verbinden Einkauf, Lager und Buchhaltung mit besser vorbereiteten und strukturierten Übergaben.
Technische Dienstleistungen und Verwaltung
Wiederkehrende Vorgänge aus E-Mail, Formularen und internen Abläufen werden automatisch erkannt, strukturiert und dem passenden Vorgang zugeordnet.
Wie viel wiederkehrende Arbeit steckt in Ihrem eigenen Prozess?
Für KMU mit wiederkehrender Informations- und Dokumentenarbeit.
CODIGEN eignet sich für Unternehmen, in denen regelmäßig Dokumente eingehen, Informationen erkannt und Vorgängen zugeordnet werden müssen und bereits ERP-, DMS-, Warenwirtschafts- oder Fachsysteme vorhanden sind.
Handwerksbetriebe
Anfragen, Aufmaße, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Montageberichte und Abnahmeprotokolle werden im passenden Kunden- und Projektzusammenhang verarbeitet.
Transport & Logistik
Transportaufträge, CMR-Dokumente, Lieferscheine, Abliefernachweise und Schadensdokumentationen werden dem passenden Auftrag oder Vorgang zugeordnet.
Produktion & Handel
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferantenunterlagen, Qualitätsdokumente und Reklamationen bleiben im richtigen Prozesszusammenhang.
Technische Dienstleistungen & Verwaltung
Verträge, Anfragen, Protokolle, interne Unterlagen und Wiedervorlagen werden strukturiert und automatisch verbunden.
Was sich im Arbeitsalltag konkret verändert.
CODIGEN unterstützt Ihr Team dabei, Informationen aus Dokumenten automatisch zu strukturieren, richtig zuzuordnen und für die weitere Arbeit verfügbar zu machen.
Klare Zuordnung
Neue Dokumente werden automatisch dem passenden Unternehmen, Auftrag, Projekt oder Vorgang zugeordnet.
Aktuelle Termine
Erkannte Termine und Fristen erscheinen automatisch im Kalender und bleiben mit dem Quelldokument verbunden.
Schneller Zugriff auf Wissen
Dokumente, Notizen und Vorgangsinformationen bleiben im richtigen Zusammenhang auffindbar.
Kontrollierbare Datenqualität
Unklare Felder werden markiert. Mitarbeitende können erkannte Daten jederzeit einsehen und ändern.
Mehr Zeit für Kunden und Entscheidungen · Weniger manuelle Übergaben · Klare Vorgangsstruktur · Bestehende Systeme weiter nutzen
Übertragen Sie die dargestellten Vorteile auf Ihren eigenen Dokumentenprozess.
Sie erhalten sofort eine erste Einschätzung - unverbindlich und ohne Kontaktangaben.
Unverbindlicher Potenzialcheck
PotenzialrechnerWie viel wiederkehrende Dokumentenarbeit steckt in Ihrem Prozess?
Mit sechs Angaben erhalten Sie eine erste Einschätzung zum manuellen und wiederkehrenden Aufwand in Ihrem Dokumentenprozess.
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Danach können Sie Ihre Prozessdaten und das berechnete Ergebnis unverbindlich an CODIGEN zur persönlichen Prüfung senden.
Ihre Angaben werden erst übermittelt, wenn Sie das abschließende Formular ausfüllen und auf „Potenzialcheck senden“ klicken.
Wie hoch ist der Anteil wiederkehrender, ähnlich bearbeiteter Fälle?
2 von 6 Pflichtangaben vollständig
Bitte beantworten Sie noch 4 Fragen. Danach können Sie das Ergebnis zur persönlichen Prüfung an CODIGEN senden.
Noch offen:
- Wiederkehrender Anteil
- Manuelle Schritte
- Zielsysteme
- Dokumentarten
Der Button wird aktiv, sobald alle Pflichtangaben vollständig sind. Danach können Sie den Potenzialcheck zur persönlichen Prüfung senden.
Die Berechnung zeigt den aktuellen Arbeitsaufwand und die grundsätzliche Eignung für eine Prozessanalyse. Sie ist keine Einspar- oder Automatisierungsgarantie.
Klein starten. Wirkung prüfen. Dann ausbauen.
Der Einstieg beginnt mit einem konkreten, wiederkehrenden Prozess. Erst wenn der Nutzen im Arbeitsalltag sichtbar ist, wird der Einsatz erweitert.
Erste Einschätzung
Sie beschreiben Ihren Prozess mit sechs Angaben und erhalten sofort eine erste Einschätzung zum manuellen und wiederkehrenden Arbeitsaufwand.
Persönlicher Potenzialcheck
Sie können Ihre Angaben und das berechnete Ergebnis unverbindlich an CODIGEN senden. Wir prüfen, ob der betrachtete Prozess grundsätzlich für eine Automatisierung geeignet ist.
Prozessanalyse
Dokumentarten, Volumen, Beteiligte, Systeme, Schnittstellen und das gewünschte Zielbild werden gemeinsam konkretisiert.
Begrenzter Pilot
Der Digitale Sachbearbeiter wird an einem klar abgegrenzten Prozess getestet. Erst danach wird über den weiteren Ausbau entschieden.
Automatisierung mit nachvollziehbarer Kontrolle.
Der Digitale Sachbearbeiter verarbeitet und ordnet Dokumente automatisch. Mitarbeitende können jedes Dokument und alle erkannten Daten jederzeit einsehen und bei Bedarf ändern.
Unsicherheiten gezielt markieren
Schwer lesbare oder handschriftliche Felder mit einer Erkennungssicherheit unter 70 Prozent werden sichtbar gekennzeichnet. Die Kennzeichnung bleibt auch im Export erhalten.
Rollen und Zugriffsrechte
Zugriffe können an interne Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe angepasst werden.
Nachvollziehbare Bearbeitung
Relevante Verarbeitungsschritte bleiben dokumentiert, damit Vorgänge nachvollzogen werden können.
Verantwortung bleibt im Unternehmen
Der Digitale Sachbearbeiter automatisiert wiederkehrende Schritte. Mitarbeitende behalten die Möglichkeit zur Kontrolle und Korrektur.
Eine nachvollziehbare und kontrollierbare digitale Arbeitsebene für Ihre Sachbearbeitung.
Häufige Fragen
Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns - wir antworten konkret.
Kontakt aufnehmenCODIGEN ist ein Praxispartner für KI-gestützte Sachbearbeitung. Der Digitale Sachbearbeiter erkennt Dokumente und Zusammenhänge, erstellt Unternehmensprofile, ordnet Unterlagen Vorgängen zu und übernimmt erkannte Termine in den Kalender.
Nein. CODIGEN ergänzt bestehende ERP-, DMS-, Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Fachsysteme. Die vorhandene Systemlandschaft bleibt bestehen.
Der Digitale Sachbearbeiter verarbeitet unter anderem PDF-Dokumente, Scans, Bilder, E-Mail-Anhänge und Excel-Dateien. Dazu gehören beispielsweise Anfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, CMR-Dokumente, Verträge, Protokolle, Rechnungen und Reklamationen.
Beim ersten Dokument erkennt CODIGEN das Unternehmen und erstellt automatisch ein Profil mit den vorhandenen Stammdaten. Weitere Dokumente werden automatisch demselben Kunden oder Partner zugeordnet.
Der Digitale Sachbearbeiter erkennt inhaltliche Zusammenhänge und verbindet zusammengehörige Unterlagen automatisch mit dem passenden Auftrag, Projekt oder Vorgang.
Relevante Termine und Fristen werden direkt aus Dokumenten erkannt. Der Digitale Sachbearbeiter trägt sie automatisch in den systeminternen Kalender ein und verbindet sie mit dem jeweiligen Dokument und Vorgang.
Nein. Mitarbeitende können jedes Dokument und alle erkannten Daten jederzeit einsehen und bei Bedarf ändern. Felder mit einer Erkennungssicherheit unter 70 Prozent werden für eine mögliche Prüfung markiert.
Über die integrierte Dialogfunktion kann Ihr Team Fragen zu vorhandenen Dokumenten, Unternehmen, Aufträgen und Vorgängen stellen. Antworten verweisen auf die verwendeten Quellen.
Mitarbeitende können zu Dokumenten interne Hinweise und Notizen ergänzen. Dadurch bleibt Erfahrungswissen im Unternehmen erhalten und kann bei Übergaben oder späteren Vorgängen genutzt werden.
Strukturierte Daten können als CSV oder XML exportiert werden. Einzelne Dokumente können im vereinbarten Format exportiert werden.
Aktuell stehen strukturierte Daten als CSV oder XML zur Verfügung. Individuelle Anbindungen an bestehende ERP- oder Fachsysteme werden projektspezifisch geprüft und umgesetzt.
Die erste Einschätzung zeigt den heutigen manuellen und wiederkehrenden Arbeitsaufwand in einem ausgewählten Dokumentenprozess. Das Ergebnis dient als Orientierung und ist keine garantierte Einsparungs-, Automatisierungs- oder ROI-Berechnung.
CODIGEN prüft die übermittelten Prozessangaben persönlich und meldet sich bei Ihnen. Gemeinsam klären wir, ob der betrachtete Ablauf für eine weiterführende Prozessanalyse geeignet ist. Mit der Anfrage entsteht kein Auftrag und keine vertragliche Verpflichtung.
Sie starten mit einer ersten Einschätzung Ihres Dokumentenprozesses. Anschließend können Sie Ihre Angaben unverbindlich an CODIGEN übermitteln. Wenn der Prozess geeignet erscheint, konkretisieren wir gemeinsam die Anforderungen und prüfen einen begrenzten Pilot.
Welcher Prozess in Ihrem Unternehmen eignet sich für den Digitalen Sachbearbeiter?
Starten Sie mit einer unverbindlichen ersten Einschätzung. Mit sechs Angaben sehen Sie, wie viel manuelle und wiederkehrende Arbeit in Ihrem Prozess steckt.
Der Einstieg beginnt mit einem konkreten Ablauf – nicht mit einem großen IT-Projekt.